Dokumentu digitalizācija un arhivācija

Papīra dokumenti aizņem vietu, pazūd, nodeg un applūst. Digitalizēts dokuments ir pieejams sekundē — no jebkura datora, jebkurā laikā — un ir aizsargāts pret jebkādiem fiziskiem riskiem.

Mēs veicam dokumentu digitalizāciju gan savā birojā, gan — ja jūsu dokumenti ir konfidenciāli — tieši jūsu telpās, lai neviens dokuments nepametu jūsu uzņēmumu.

Ko jūs iegūstat

✓

Atbrīvojieties no arhīviem Dokumentu skapji un noliktavas aizņem dārgu biroja platību. Pēc digitalizācijas dokumenti aizņem tikai vietu cietajā diskā.

✓

Atrast dokumentu — sekundēs Meklēšana pēc teksta, datuma vai nosaukuma. Nekad vairs nemeklēsiet mapes vai kastes.

✓

Aizsardzība pret katastrofām Ugunsgrēks, plūdi vai zādzība vairs neapdraud jūsu dokumentus. Digitālās kopijas tiek glabātas droši un dublētas.

✓

Piekļuve no jebkuras vietas Darbs mājās, komandējumā vai klienta birojā — visi dokumenti ir pieejami ar pieteikšanos.

Ko mēs digitalizējam

Standarta biroja dokumenti

Mūsu ātrdarbīgais skeneris apstrādā lielu apjomu A4 formāta dokumentu — ātri un precīzi.

→ Līgumi un vienošanās
→ Rēķini un finanšu dokumenti
→ Personāla lietas un HR dokumenti
→ Korespondence un vēstules
→ Jebkuri citi biroja papīri

Trausli un nestandarta dokumenti

Mūsu bezkontakta skeneris paredzēts dokumentiem, kurus nedrīkst likt mehāniskā skenera padeves mechanismā.

→ Veci un trausli dokumenti
→ Grāmatas un brošūras
→ Liela formāta dokumenti un rasējumi
→ Fotogrāfijas
→ Dokumenti ar drošības marķējumiem

Kā notiek process

Konsultācija un novērtējums Sazināmies, apspriežam dokumentu apjomu, formātus un jūsu vajadzības. Sagatavosim tāmi.

Skenēšana Dokumenti tiek skenēti augstā kvalitātē. Konfidenciāli dokumenti tiek apstrādāti jūsu telpās — bez izņēmumiem.

Apstrāde un indeksēšana Dokumenti tiek saglabāti PDF formātā ar teksta atpazīšanu (OCR) — tas nozīmē, ka tekstu var meklēt un kopēt.

Nodošana Digitalizētie faili tiek nodoti jums — uz USB diska, caur drošu failu pārsūtīšanu vai uzreiz augšupielādēti jūsu mākoņa sistēmā.

Oriģināli Papīra oriģināli tiek atdoti atpakaļ vai — pēc jūsu vēlmes — droši iznīcināti.

Konfidencialitāte — mūsu prioritāte

Ja jūsu dokumenti ir sensitīvi — personāla lietas, medicīniski dokumenti, juridiskie materiāli — mēs ieradīsimies pie jums. Skenēšana notiek jūsu telpās, dati nekad nepameta jūsu uzņēmumu.

✓ Darbinieki paraksta konfidencialitātes līgumu pirms darba uzsākšanas
✓ Iespēja skenēt bez datora izmantošanas — dati no skenera nonāk tieši jūsu tīklā
✓ Konfidencialitātes nosacījumi iekļauti standarta pakalpojumu līgumā

Arhivācija atbilstoši normatīvajiem aktiem

Latvijas normatīvie akti nosaka, cik ilgi jāglabā dažāda veida dokumenti. Mēs palīdzam sakārtot digitālo arhīvu tā, lai tas atbilstu likuma prasībām — ar pareiziem nosaukumiem, struktūru un metadatiem. Pēc glabāšanas termiņa beigām varam palīdzēt arī ar drošu dokumentu iznīcināšanu.

Cena

Cena ir atkarīga no dokumentu apjoma, formāta un skenēšanas vietas. Sazinieties ar mums — sagatavosim individuālu piedāvājumu bez maksas.

Pieprasīt tāmi →

Pieprasīt bezmaksas tāmi

Pastāstiet par saviem dokumentiem un mēs sazināsimies ar jums 1 darba dienas laikā.