Šis raksts nav par kiberuzbrukumu. Tas ir par mērlenti.
Aizej uz sava biroja arhīva telpu — to pašu, kurā parasti ieej divreiz gadā un vienmēr steigā. Nomēri to. Saskaiti plauktu metrus. Tad izdari vienkāršu aritmētiku: viens A4 reģistrators aizņem aptuveni astoņus centimetrus plaukta un satur ap 500 lapu. Tātad viens plaukta metrs ir aptuveni divpadsmit reģistratori jeb ap sešiem tūkstošiem lapu. Vidēji piepildīta divdesmit kvadrātmetru arhīva telpa ar plauktiem līdz griestiem tur simts plaukta metrus — aptuveni sešus simtus tūkstošu lapu.
Tagad otrs skaitlis. Tā pati informācija, ieskenēta 300 dpi izšķirtspējā un saspiesta PDF formātā, aizņem no simts līdz dažiem simtiem gigabaitu. Tā ir viena parasta cietā diska daļa. Nevis telpa. Nevis plaukti. Nevis divdesmit kvadrātmetri, par kuriem tu katru mēnesi maksā nomu.
Starp šiem diviem skaitļiem atrodas viss šis raksts. Un pretēji izplatītam priekšstatam, dokumentu digitalizācija nav viens solis. Tā ir kāpnes ar četriem pakāpieniem, un lielākā daļa uzņēmumu apstājas uz pirmā.
Pirmais pakāpiens: atgūtā telpa
Sāksim ar to, ko var izmērīt eiro. Latio komercīpašumu tirgus pārskats liecina, ka 2026. gada vasarā A klases biroju noma Rīgas centrā sasniedz 22 eiro par kvadrātmetru mēnesī, bet mazāk pieprasītās vietās C klases telpas sākas no pieciem eiro. Pieņemsim mērenu B klases variantu — desmit eiro par kvadrātmetru plus apsaimniekošana.
Tā pati divdesmit kvadrātmetru arhīva telpa tad izmaksā ap 245 eiro mēnesī jeb gandrīz trīs tūkstošus eiro gadā. Desmit gados — ap trīsdesmit tūkstošiem. A klases ēkā šis skaitlis ir gandrīz divkāršs. Un tā ir tikai noma: klāt nāk apkure telpai, kurā neviens nesēž, ugunsdrošības prasības, plauktu amortizācija un tas, ka arhīvs gandrīz vienmēr ieņem ne sliktāko, bet vienkārši ērtāko telpu — bieži tieši to, kur varētu strādāt divi cilvēki.
Šeit uzreiz jāpasaka nepatīkamā daļa, ko lielākā daļa digitalizācijas piedāvājumu klusē. Juridiski digitalizēts dokuments nav oriģināls — tas ir oriģināla atvasinājums. Tas nozīmē, ka ieskenēt drīkst visu, bet iznīcināt papīru — ne visu.
Skaidrākā atļauja ir grāmatvedībā. Grāmatvedības likuma 29. pants tieši nosaka, ka uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā, un pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam. Papīra oriģinālu drīkst iznīcināt, ja izpildīti četri nosacījumi: satura attēlojums nodrošināts visā glabāšanas laikā; saturu var izlasīt ekrānā cilvēklasāmā formātā un vajadzības gadījumā izdrukāt; pārvērstais dokuments ir aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu; un gan pārvēršanas, gan iznīcināšanas process ir dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Ārpus grāmatvedības aina ir piesardzīgāka. Kā skaidro juristi, papīra dokumentu pēc digitalizācijas var iznīcināt tad, ja normatīvais regulējums neprasa pašrocīgu parakstu kā dokumenta spēkā esamības priekšnoteikumu. Ja prasa — papīrs paliek. Tāpēc godīgs digitalizācijas projekts nesākas ar skeneri, bet ar dokumentu veidu inventarizāciju: kas ir jāpatur, kas drīkst aiziet, kas jau tagad ir lieks, jo glabāšanas termiņš sen beidzies.
Praksē tas nozīmē, ka lielākā daļa uzņēmumu atbrīvo nevis visu arhīva telpu, bet sešdesmit līdz astoņdesmit procentus no tās. Ar to parasti pietiek, lai telpa mainītu funkciju.
Otrais pakāpiens: no kaudzes uz rindkopu
Atgūtā telpa ir redzamākais ieguvums, bet ne vērtīgākais. Vērtīgākais sākas tad, kad dokumentu var atrast.
Klasiskā aplēse par to, cik daudz laika birojos aiziet informācijas meklēšanā, nāk no McKinsey Global Institute pētījuma: aptuveni 1,8 stundas dienā jeb ap divdesmit procentiem darba nedēļas. Šeit vajadzīgs godīgs komentārs — šis skaitlis ir no 2012. gada, tas attiecas uz zināšanu darbiniekiem kopumā, ne tikai uz papīru, un dažādi avoti to interpretē atšķirīgi. Tāpēc neuztver to kā precīzu mērījumu par savu uzņēmumu. Uztver to kā norādi uz lieluma kārtu: meklēšana nav niecīga izmaksu pozīcija.
Tomēr te slēpjas tehniska nianse, kuras dēļ daudzi digitalizācijas projekti sniedz tikai pusi no solītā. Skenēts PDF un meklējams PDF nav viens un tas pats. Ja lapa ir vienkārši nofotografēta, dators redz attēlu — bildi ar melniem plankumiem. Meklēt tajā vārdu ir tikpat neiespējami kā fotogrāfijā. Tikai teksta atpazīšana (OCR) pievieno failam neredzamu teksta slāni, un tikai pēc tam vārds “Kalniņš” vai līguma numurs kļūst atrodams sekundē.
Tā ir robeža starp “mums viss ir ieskenēts” un “mēs to tiešām lietojam”. Prasi to konkrēti — vai piegādātā rezultātā ir teksta slānis latviešu valodā ar mīkstinājuma zīmēm un garumzīmēm.
Latvijā šo pāreju vislielākajā mērogā ir izgājusi tiesu sistēma. Tiesu administrācija apraksta e-lietas ieviešanu tieši šādos vārdos: laiks, kad tiesās bija milzīgi papīra dokumentu kalni mapēs, kas jānes uz sēdēm, pamazām kļūst par vēsturi, un lielākā daļa dokumentu jau ir elektroniski, kas ievērojami paātrina procesu un padara to pārskatāmāku. Pēc Eiropas Komisijas 2025. gada tiesiskuma rezultātu apkopojuma Latvija ierindojas starp augstāk novērtētajām valstīm tiesu digitalizācijas jomā. Ja to var izdarīt ar krimināllietām, ar uzņēmuma līgumu mapēm to var izdarīt pavisam noteikti.
Trešais pakāpiens: pārvaldība, par kuru neviens nerunā
Šis ir tas līmenis, kuru digitalizācijas sarunās parasti izlaiž, un tieši te slēpjas ieguvumi, kas nav acīmredzami.
Kas lasīja šo mapi? Papīra arhīvam nav žurnāla. Ja no reģistratora pazūd lapa vai kāds to nofotografē, par to neuzzina neviens un nekad. Digitālā glabātuvē katra atvēršana atstāj pēdas. Datu valsts inspekcija skaidri norāda, ka arī papīra formātā pieejamiem personas datiem jānodrošina piekļuves kontrole — proti, dokumentiem drīkst piekļūt tikai tie darbinieki, kuriem tie vajadzīgi tiešo pienākumu veikšanai. Ar atslēgu skapī to var izdarīt aptuveni. Ar tiesību sistēmu — precīzi.
Viena mēneša termiņš. Saņemot datu subjekta pieprasījumu — cilvēks vēlas zināt, kādi viņa dati tev ir, vai lūdz tos dzēst —, atbilde jāsniedz mēneša laikā. Papīra arhīvā tas nozīmē fizisku pārmeklēšanu, kurā pat nav iespējams pierādīt, ka atrasts viss. Meklējamā arhīvā tas ir vaicājums.
Termiņi, kas beidzas paši. Dokumentiem ir glabāšanas termiņi — gan grāmatvedībā, gan pēc Latvijas Nacionālā arhīva glabāšanas termiņu sarakstiem. Papīra arhīvā šie termiņi klusē: mapes stāv plauktā vēl gadu desmitiem pēc tam, kad tās vajadzēja iznīcināt. Katra no tām ir personas datu apjoms, ko tu glabā bez pamata — un ko tev nāksies paskaidrot, ja pienāks pārbaude. Digitālā sistēmā termiņu var piesaistīt dokumentam un saņemt brīdinājumu, nevis atcerēties.
Vienlaicība. Papīra mapi vienā brīdī var lasīt viens cilvēks vienā vietā. Digitalizēts līgums vienlaikus ir pieejams juristam, grāmatvedei un vadītājam citā pilsētā — un neviens no viņiem to nepazaudē.
Ātrums, kad kāds prasa. VID pārbaude, apdrošinātāja pieprasījums, tiesvedība vai klienta strīds par pirms sešiem gadiem parakstītu pielikumu — visos šajos gadījumos atšķirība starp atbildi stundā un atbildi nedēļā ir reputācijas un dažkārt naudas jautājums.
Zināšanas, kas paliek. Katrā uzņēmumā ir cilvēks, kurš “zina, kur tas ir”. Kad viņš aiziet, arhīvs no sakārtotas sistēmas pārvēršas par kaudzi. Meklējams arhīvs šo atkarību noņem.
Un visbeidzot tas arguments, kas šajā blogā atkārtojas visbiežāk. Papīra arhīvs ir vienīgā kopija, kurai nav rezerves kopijas. 2009. gada 3. martā Ķelnē sabruka pilsētas vēsturiskā arhīva sešstāvu ēka. Aptuveni 90 procenti arhīva dokumentu nonāca zem gruvešiem; daudz ko izdevās glābt un restaurēt, taču atjaunošanas darbi ir plānoti gadu desmitiem, un daļa ir zaudēta neatgriezeniski. Neviens hakeris. Neviens vīruss. Metro būvlaukums blakus.
Vienīgais veids, kā izveidot papīra dokumenta rezerves kopiju, ir pārvērst to par kaut ko, ko var kopēt. Tieši tāpēc digitalizācija un arhivācija mūsu izpratnē ir daļa no datu drošības, nevis atsevišķs biroja sakopšanas pakalpojums.
Ceturtais pakāpiens: dokumenti, kas atbild
Un tagad tas, kas pirms trim gadiem izklausījās pēc fantāzijas, bet 2026. gadā ir tehniski sasniedzams arī vidēja izmēra Latvijas uzņēmumam: iespēja savam arhīvam uzdot jautājumu.
Ideja ir vienkārša. Digitalizētie un OCR apstrādātie dokumenti tiek sagatavoti tā, lai valodas modelis tos varētu pārmeklēt pēc nozīmes, nevis tikai pēc precīza vārda. Tad tu vairs neraksti meklēšanas logā “SIA Ozoli līgums 2021”, bet jautā: “Kuros mūsu piegādes līgumos ir automātiskās pagarināšanas punkts un kuriem no tiem termiņš beidzas šogad?” Sistēma atbild un norāda konkrētus dokumentus, uz kuriem atbilde balstās.
Kritiskais jautājums ir — kur šie dokumenti nonāk. Ja tu savus līgumus, personāla lietas vai pacientu datus ievadi publiskā tiešsaistes rīkā, tu tos esi nodevis trešajai pusei. Tieši tāpēc būtiska ir iespēja modeli darbināt uz savas infrastruktūras.
Šeit Latvijai ir neparasti laba pozīcija. Uzņēmums “Tilde” ir izstrādājis TildeOpen — atvērtā koda lielo valodas pamatmodeli ar vairāk nekā 30 miljardiem parametru, kas veidots tieši Eiropas, tostarp Baltijas, valodām. Modeli var izvietot savā infrastruktūrā vai Eiropas mākoņos, saglabājot pilnīgu kontroli pār datiem un neizvedot tos ārpus Eiropas. Tas ir brīvi pieejams valsts iestādēm, uzņēmumiem un mācību iestādēm, un to var pielāgot konkrētām vajadzībām. Latvijas valsts pārvaldē līdzīgu ceļu iet Hugo.lv platforma, kas pielāgota tieši latviešu valodai un valsts pārvaldes dokumentiem.
Trīs godīgi brīdinājumi, pirms tu to iedomājies kā burvju mājienu.
Pirmkārt, kvalitāte ir tik laba, cik laba ir digitalizācija. Slikti ieskenēts, bez OCR, ar sajauktām lappusēm — modelis atbildēs pārliecinoši un nepareizi. Otrkārt, valodas modeļi kļūdās un mēdz izdomāt. Lietojamā sistēma vienmēr norāda avotu, un cilvēks to pārbauda; atbilde bez atsauces uz konkrētu dokumentu nav atbilde, bet minējums. Treškārt, tas paliek personas datu apstrāde ar visiem no tā izrietošajiem pienākumiem, un uz to attiecas arī ES Mākslīgā intelekta akta prasības. Lokāls modelis atrisina datu izvešanas jautājumu — ne visus pārējos.
Kāpnes, kas ved atpakaļ pie rezerves kopijas
Kad tu pārej no papīra uz digitālu arhīvu, tu iegūsti visu iepriekš aprakstīto — un vienlaikus radi jaunu vienoto neveiksmes punktu. Agrāk uzņēmuma atmiņa bija izkaisīta pa simts plaukta metriem, ko nevar izdzēst ar vienu komandu. Tagad tā ir vienā sistēmā, kuru var nošifrēt izspiedējvīruss, kuru var sabojāt datu korupcija hostinga pusē vai kurai var mērķtiecīgi uzbrukt kopā ar tās rezerves kopijām.
Tāpēc digitalizācija bez rezerves kopiju plāna nav uzlabojums, bet riska pārvietošana. Darbojas tas pats 3-2-1 princips: vismaz trīs kopijas, uz vismaz diviem dažādiem datu nesēju veidiem, no kurām vismaz viena atrodas fiziski citā vietā un ir nošķirta no ikdienas tīkla. Un tāpat kā vienmēr — kopija, no kuras tu nekad neesi mēģinājis atjaunot datus, nav kopija.
Vienlaikus ir arī otra puse, kas ir pilnīgi patiesa: līdz digitalizācijai tavam papīra arhīvam nebija nevienas kopijas. Nulle. Pāreja no vienas trauslas kopijas uz trim pārbaudāmām ir uzlabojums, pat ja ceļā jāatrisina jauni jautājumi.
Kur sākt pirmdienas rītā?
Ar četriem soļiem.
Inventarizē veidus, ne lapas. Kādas dokumentu kategorijas tev vispār ir un kāds katrai ir glabāšanas termiņš. Bieži izrādās, ka trešdaļu drīkst iznīcināt uzreiz, neko neskenējot.
Nodali, kur papīrs jāpatur. Grāmatvedības dokumentiem ceļš ir skaidrs. Dokumentiem, kuru spēkā esamība balstās pašrocīgā parakstā, — nav. Šo sarakstu ir vērts saskaņot ar juristu vienreiz, nevis šaubīties katru reizi.
Pieprasi meklējamību, ne attēlus. OCR ar latviešu valodas atbalstu, saprotama failu nosaukumu sistēma un metadati. Bez tā tu esi ieguvis tikai plauktu vietu.
Izlem par konfidencialitāti, pirms dokumenti pamet biroju. Sensitīvu līgumu un personāla lietu iznešana ārpus telpām pati par sevi ir risks. Tieši tāpēc mēs piedāvājam digitalizāciju tieši tavā birojā, kur dokumenti nevienu brīdi to nepamet un rezultāts nonāk tieši tavā glabātuvē.
Un tad, kad arhīvs ir digitāls, meklējams un ar termiņiem — tikai tad ir jēga runāt par ceturto pakāpienu. Modelis, kas saruna ar tukšu vai haotisku arhīvu, ir tikai dārga saruna par neko.
Vēlies uzzināt, cik daudz vietas, laika un naudas tavā gadījumā slēpjas arhīva telpā — un kā to atbrīvot, nezaudējot ne dokumentu juridisko spēku, ne datu konfidencialitāti? Sazinies ar mums, un izvērtēsim tavu arhīvu kopā.
Biežāk uzdotie jautājumi par dokumentu digitalizāciju
Vai pēc digitalizācijas drīkst iznīcināt papīra oriģinālus?
Daļēji. Grāmatvedības dokumentiem Grāmatvedības likuma 29. pants to skaidri atļauj, ja izpildīti četri nosacījumi: satura attēlojums nodrošināts visā glabāšanas laikā, saturs lasāms ekrānā un izdrukājams, pārvērstais dokuments aizsargāts pret izmaiņām, un gan pārvēršanas, gan iznīcināšanas process ir dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Dokumentiem, kuru spēkā esamība balstās pašrocīgā parakstā, papīra oriģināls jāpatur, jo digitalizēts dokuments juridiski ir atvasinājums, nevis oriģināls.
Ar ko atšķiras skenēts PDF no meklējama PDF?
Skenēts PDF ir lapas fotogrāfija — dators tajā redz tikai attēlu un nespēj atrast nevienu vārdu. Meklējamā PDF ar teksta atpazīšanu (OCR) ir pievienots neredzams teksta slānis, tāpēc dokumentu var atrast pēc satura. Ja plāno arhīvu tiešām lietot, OCR ar latviešu valodas atbalstu nav papildu iespēja, bet pamatprasība.
Vai lokāls MI modelis ir pa spēkam mazam vai vidējam uzņēmumam?
Šodien — jā, biežāk nekā pirms diviem gadiem. Latvijas uzņēmuma “Tilde” izstrādātais TildeOpen ir atvērtā koda modelis Eiropas valodām, ko var izvietot savā infrastruktūrā vai Eiropas mākonī, saglabājot kontroli pār datiem. Praktiskais ierobežojums parasti nav modeļa pieejamība, bet arhīva kvalitāte un skaidrība par to, kas ar dokumentiem drīkst notikt.
Vai digitalizēti dokumenti ir drošāki nekā papīrs?
Tie ir drošāki pret ugunsgrēku, plūdiem, zādzību un vienkāršu pazušanu, un tiem var izveidot rezerves kopijas — ko papīram nevar. Vienlaikus tie rada jaunus riskus: izspiedējvīrusu, datu korupciju un nepareizi iestatītas piekļuves tiesības. Tāpēc digitāls arhīvs bez pārbaudītas, nošķirtas rezerves kopijas nav drošs arhīvs.
Cik ilgi jāglabā digitalizētie dokumenti?
Tikpat ilgi, cik būtu jāglabā oriģināls — glabāšanas termiņu maiņa nav digitalizācijas sekas. Termiņus nosaka nozares normatīvie akti, grāmatvedības regulējums un Latvijas Nacionālā arhīva glabāšanas termiņu saraksti. Digitālā arhīva priekšrocība ir tā, ka termiņu var piesaistīt konkrētam dokumentam un iznīcināšana notiek plānoti, nevis tad, kad kādam beidzot pietrūkst vietas plauktā.
